Papierloses Büro für Selbstständige & Freiberufler

Das papierlose Büro ist kein Traum mehr, dank moderner Technologien lassen sich selbst alltägliche Dinge digital erledigen und verwalten. Eine der Aufgaben, die heute ohne viel Papierkram durchgeführt werden können ist die Steuererklärung. Seit dem Jahr 2005 ist die Abgabe der elektronischen Steuererklärung per ELSTER gesetzlich vorgeschrieben. Abgegeben werden können die Einkommenssteuererklärung, Umsatzsteuervoranmeldungen, Umsatzsteuererklärung und weitere Steuerarten – seit 2017 müssen wirklich ALLE Unternehmer dies elektronisch einreichen.

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Die Abgabe erfolgt verschlüsselt über das Internet mit dem kostenlosen Programm ElsterFormular oder einer kommerziellen Steuersoftware. Der Authentifizierung des Nutzers kann mit einem kostenlosen Softwarezertifikat, Elster-Stick oder Signaturkarte erfolgen. Eine Authentifizierung per Android Smartphone ist aktuell leider noch nicht möglich – vielleicht aufgrund der Malware für das Android Betriebssystem aber auch nicht wünschenswert.

Vorteile papierloses Büro

Die Vorteile eines papierlosen Büros resultieren in einer Arbeitsersparnis, verbesserten Umweltschutz und einer Erhöhung der Effizienz. Auf Papierdokumente wird vollkommen verzichtet, weil Computer-Verfahren eingesetzt werden. Erreicht wird ein derartiges Büro durch Speicherung der Dokumente auf Festplatten, Speichersticks, Cloud-Diensten und anderen Speichermedien. Der Dokumenten-Versand findet ausschließlich online über Messenger, E-Mail, Server oder Cloud-Dienste statt. Auf handschriftliche Signaturen wird soweit rechtlich erlaubt verzichtet, um alternativ rechtsgültige elektronische Signaturen einzusetzen. Alte Dokumente auf Papier werden allesamt eingescannt und elektronischer Unterschrift im Internet archiviert. Der Papierverzicht führt Kosteneinsparungen, da weniger papierbasierte Dokumente verwendet werden müssen.

Auf dem Markt existieren mittlerweile Programme, mit denen der „Papierverbrauch“ der massiven Dokumentenflut im beruflichen wie privaten Bereich erheblich minimiert werden kann. Softwarebasierte Dokumentenmanager beherrschen die digitale Archivierung, mit denen eine Klare auf Servern basierende Verzeichnisstruktur erstellt werden kann. Die elektronische Signatur ist als Alternative zur klassischen Unterschrift gesetzlich anerkannt.

Eine Umstellung auf das papierlose Büro ist heute noch mit einigen Herausforderungen verbunden. Zur Umsetzung sind sowohl Geräte als auch entsprechende Programme erforderlich, die nicht immer einfach zu bedienen sind und Grundkenntnisse erfordern. Mitarbeiter in Unternehmen müssen umfassend geschult werden, um eine zuverlässige Umstellung erreichen zu können. Auf Papier können oder wollen viele Firmen wegen der erwähnten Probleme nicht verzichten.

Die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern zum Beispiel bei der Auftragsbearbeitung erfährt mit Cloud-Diensten – für kleinere Teams auch Dropbox oder andere Cloud-Dienste wie OneDrive u.ä. – eine enorme Vereinfachung. Aufträge, die ein Mitarbeiter im Home Office durchführt, synchronisiert er mit der Cloud und erlaubt seinen Arbeitskollegen einen Zugriff auf die mit dem Auftrag verbundenen Dokumente.

Papierlos: Visitenkarten bleiben dennoch attraktiv

Die Visitenkarte zählt trotz der begonnenen Digitalisierung in allen Lebensbereichen erhalten nicht zum alten Eisen. Unternehmen, Privatpersonen, Vereine und weitere Personengruppen setzen auf die Visitenkarte, um sich zu präsentieren. Die Kosten für Visitenkarten sind dank modernster Technik so niedrig wie noch nie.

Bei Anbietern wie Viaprinto lassen sich die werbewirksamen Karten bereits für weniger als 20 Euro für 100 Stück drucken. Zur Auswahl stehen verschiedene Papiersorten, Druckqualitäten, Veredelungen und Formate. Visitenkarten von Viaprinto sind in allen Formen, Formaten und Farben verfügbar. Je höherwertiger die Visitenkarte sein soll, desto teurer wird es. Die Gesamtkosten lassen sich mit einer hohen Stückzahl Visitenkarten reduzieren. Vorteile wie Nachteile der Papierauswahl sollten jedoch abgewogen werden.

Empfehlenswerte Größen für kleinere Selbstständige sind 500 bis 1000 Stück, da hier in der Regel das beste Preis-Leistungsverhältnis geboten wird. Mit den Kartendesignern bei den Anbietern lassen sich Visitenkarten im gewünschten Design professionell gestalten. Nach erfolgreicher Bestellung erhalten Kunden die Visitenkarten innerhalb weniger Tage per Paketdienst oder Post zugesandt oder – wenn’s schnell gehen muss – per Express geliefert.